Francesco Piras weblog

Se la biblioteca decide di cambiare programma gestionale.

Settembre 30, 2009 on 10:19 am | In Biblioteche | 2 Comments

Le biblioteche usano software gestionali avanzati per gestire la complessità e varietà dei servizi che erogano ai propri utenti.

Probabilmente tutti quelli che non hanno mai provato ad usare un programma di questo tipo sono convinti che per la biblioteca sia sufficiente usare Excel, o al massimo Access, per gestire libri, utenti e prestiti.

In realtà i programmi gestionali per biblioteca sono molto sofisticati perchè devono permettere di gestire beni fisici in continua movimentazione (le copie), spesso con servizi di prestito interbibliotecario o remoto, e con la concorrenza dei servizi di recupero dell'informazione offerti dal web.

Il cuore di questi programmi gestionali è il catalogo. Il catalogo è costituito dall'insieme delle informazioni relative a tutti i documenti posseduti dalla biblioteca, dall'insieme di relazioni fra questi documenti e le informazioni di accesso ad esse (catalogazione semantica).

Il gestionale permette poi di costruire un archivio dei propri utenti, di effettuare prestiti e di mantenerne traccia, di produrre delle statistiche, di rendere visibile il proprio catalogo sul web (OPAC), e molto altro ancora.

Utilizzare per molti anni un programma gestionale vuol dire inserire centinaia, migliaia di dati, frutto prezioso del lavoro dei bibliotecari. Gran parte del lavoro svolto con impegno ed attenzione dai bibliotecari si trova racchiuso e memorizzato nel software gestionale utilizzato dalla biblioteca.

I bibliotecari sanno bene quanto sia importante avere copie di sicurezza di questi dati, perderli vorrebbe dire ricominciare da capo un lavoro immenso, ed oltre ad essere un danno incomparabile per la biblioteca, sarebbe anche un grande costo per l'Amministrazione che ha negli anni finanziato la biblioteca.

Per tutte queste ragioni, quando ci si trova davanti alla scelta o necessità di cambiare programma gestionale, quale che ne sia la ragione, si dovrebbe sempre tener presente che quei dati non devono andar persi.

La tecnologia offre SEMPRE la possibilità di recuperare TUTTO il catalogo, nella migrazione da un software ad un altro. Se questo non avviene, qualsiasi scusa venga addotta, significa che sotto ci sono interessi economici o protezionistici che vogliono dissuadere da tale cambiamento o lucrare pesantemente su di esso.

I dati sono di proprietà di chi li ha inseriti, sono della biblioteca, e quindi della Amministrazione a cui fa capo, non sono di proprietà di chi fornisce il software.

L'estrazione di tali dati deve essere garantita dai produttori di software gestionali, a costi congrui, ed utilizzando i formati standard esistenti che permettono da decenni il dialogo fra programmi diversi.

IFLA 2009 Milano

Settembre 9, 2009 on 9:56 am | In Biblioteche | No Comments

Giovedì 27 Agosto sono stato al Congresso IFLA, il 75° congresso mondiale delle biblioteche e dell'informazione.

IFLA 2009 Milano

Sono andato per lavoro e per curiosità, ed anche perchè quest'anno è in Italia ed è ovviamente più semplice raggiungere la sede del convegno.

Le sessioni a cui ho assistito avevano un punto di vista prettamente accademico, ed il livello di discussione era avanzato anche se non destinato solo agli addetti ai lavori.

Il sito italiano è questo www.ifla2009.it

Nel sito ufficiale IFLA trovate tutto il programma e molte delle relazioni caricate in formato PDF

Mi hanno colpito in particolare due relazioni all'interno del meeting Acquisition and Collection Development:

La relazione della Lingnan University, Hong Kong, China

La relazione della University of Texas at Dallas Libraries, Dallas, TX, USA

Entrambe trattavano della acquisizione e gestione di collezioni di E-Book , tema che conosco direttamente per l'esperienza dello studio di fattibilità per la costituzione e gestione di un catalogo Ebook realizzato per la Biblioteca della Regioneria dello Stato.

Le esperienze di Hong Kong e Dallas sono molto avanzate e rappresentano un punto di arrivo a cui dovrebbero tendere anche in Italia i servizi basati sugli Ebook. Basti pensare che la biblioteca di Dallas permette all'utente di scegliere da un enorme catalogo di Ebook che la biblioteca non ha ancora acquistato, ma che nel momento in cui vengono scelti in tempo reale viene svolta una transazione fra biblioteca e fornitore, dove in prima istanza l'Ebook viene dato solo in visione momentanea, mentre se viene selezionato più volte si procede all'acquisto. Con questo sistema il processo di selezione delle acquisizioni viene demandato all'utente, e le diverse politiche di "noleggio" temporaneo e di acquisizione permettono notevoli risparmi complessivi sul budget degli Ebook.

Ingresso IFLA Milano BCI

L'idea che mi sono fatto complessivamente sul Congresso IFLA è che siano rappresentate principalmente le biblioteche accademiche e le biblioteche di grandi istituzioni, come le biblioteche nazionali che avevano anche un loro specifico tema di discussione.