Francesco Piras weblog

Se la biblioteca decide di cambiare programma gestionale.

Le biblioteche usano software gestionali avanzati per gestire la complessità e varietà dei servizi che erogano ai propri utenti.

Probabilmente tutti quelli che non hanno mai provato ad usare un programma di questo tipo sono convinti che per la biblioteca sia sufficiente usare Excel, o al massimo Access, per gestire libri, utenti e prestiti.

In realtà i programmi gestionali per biblioteca sono molto sofisticati perchè devono permettere di gestire beni fisici in continua movimentazione (le copie), spesso con servizi di prestito interbibliotecario o remoto, e con la concorrenza dei servizi di recupero dell'informazione offerti dal web.

Il cuore di questi programmi gestionali è il catalogo. Il catalogo è costituito dall'insieme delle informazioni relative a tutti i documenti posseduti dalla biblioteca, dall'insieme di relazioni fra questi documenti e le informazioni di accesso ad esse (catalogazione semantica).

Il gestionale permette poi di costruire un archivio dei propri utenti, di effettuare prestiti e di mantenerne traccia, di produrre delle statistiche, di rendere visibile il proprio catalogo sul web (OPAC), e molto altro ancora.

Utilizzare per molti anni un programma gestionale vuol dire inserire centinaia, migliaia di dati, frutto prezioso del lavoro dei bibliotecari. Gran parte del lavoro svolto con impegno ed attenzione dai bibliotecari si trova racchiuso e memorizzato nel software gestionale utilizzato dalla biblioteca.

I bibliotecari sanno bene quanto sia importante avere copie di sicurezza di questi dati, perderli vorrebbe dire ricominciare da capo un lavoro immenso, ed oltre ad essere un danno incomparabile per la biblioteca, sarebbe anche un grande costo per l'Amministrazione che ha negli anni finanziato la biblioteca.

Per tutte queste ragioni, quando ci si trova davanti alla scelta o necessità di cambiare programma gestionale, quale che ne sia la ragione, si dovrebbe sempre tener presente che quei dati non devono andar persi.

La tecnologia offre SEMPRE la possibilità di recuperare TUTTO il catalogo, nella migrazione da un software ad un altro. Se questo non avviene, qualsiasi scusa venga addotta, significa che sotto ci sono interessi economici o protezionistici che vogliono dissuadere da tale cambiamento o lucrare pesantemente su di esso.

I dati sono di proprietà di chi li ha inseriti, sono della biblioteca, e quindi della Amministrazione a cui fa capo, non sono di proprietà di chi fornisce il software. 

L'estrazione di tali dati deve essere garantita dai produttori di software gestionali, a costi congrui, ed utilizzando i formati standard esistenti che permettono da decenni il dialogo fra programmi diversi.